什么是形式发票（PI）？
形式发票（Proforma Invoice，简称 PI）是外贸交易中卖方向买方发出的报价确认文件。它不是正式的结算凭证，而是一份预估性质的价格清单，通常在双方确认订单前使用。
💡 提示： PI 虽然叫"发票"，但它不是税务发票，也不用于报关结汇。它的主要作用是确认报价、协助买方申请进口许可或开立信用证。
PI 的作用是什么？
形式发票在外贸流程中有以下关键作用：
- 报价确认：明确产品名称、数量、单价、总金额、贸易条款等，避免口头报价产生歧义
- 开立信用证：买方银行通常要求提供 PI 作为开立 L/C 的依据
- 申请进口许可：某些国家要求买方凭 PI 向海关或商务部门申请进口许可证
- 申请外汇：部分外汇管制国家，买方需凭 PI 向银行申请购汇额度
- 预付款依据：作为 T/T 预付款的付款通知和金额确认
PI 包含哪些字段？
一份标准的外贸形式发票通常包含以下信息：
| 字段 | 英文 | 说明 |
|---|---|---|
| PI 编号 | PI No. | 唯一编号，便于双方引用和跟踪 |
| 日期 | Date | PI 签发日期 |
| 有效期 | Validity | 报价有效截止日期 |
| 卖方信息 | Seller/Exporter | 公司名称、地址、联系方式 |
| 买方信息 | Buyer/Importer | 客户公司名称、地址 |
| 贸易条款 | Trade Terms | FOB / CIF / EXW 等 Incoterms |
| 付款方式 | Payment Terms | T/T / L/C / D/P 等 |
| 商品明细 | Items | 品名、描述、数量、单价、金额 |
| 总金额 | Total Amount | 所有商品金额合计 |
| 收款银行 | Bank Details | 银行名称、账号、SWIFT Code |
| 备注 | Remarks | 装运方式、原产国等补充信息 |
PI 和 CI 有什么区别？
很多外贸新人搞不清 PI 和 CI（Commercial Invoice，商业发票）的区别。简单来说：
💡 提示： EasyPI 支持从同一份订单同时生成 PI 和 CI，数据自动继承，不用重复填写。
| 对比项 | PI（形式发票） | CI（商业发票） |
|---|---|---|
| 性质 | 预估性报价文件 | 正式结算凭证 |
| 开具时间 | 订单确认前 | 发货后 |
| 法律效力 | 无法律约束力 | 有法律约束力 |
| 用途 | 确认报价、开 L/C、申请许可 | 报关、结汇、清关 |
| 金额 | 可能调整 | 最终确定金额 |
如何快速开具 PI？
传统方式是用 Excel 模板手动填写，但容易出错、格式不统一。现在可以使用专业工具 EasyPI 来快速生成：
💡 提示： 整个流程 3 分钟即可完成，且 PI/CI/PL 三种文档一次生成。
- 第一步：注册 EasyPI 账户，在「信息设置」中填写公司信息、Logo、收款银行
- 第二步：选择一套喜欢的 PI 模板（12 套可选）
- 第三步：在「新建订单」中填写客户信息和商品明细
- 第四步：右侧实时预览，确认无误后导出 PDF
常见问题
- PI 需要盖章吗？ 不强制，但建议加盖公司章或签名，显得更正式专业
- PI 可以修改吗？ 可以。PI 不是正式文件，在双方确认前可以随时修改
- PI 有有效期吗？ 通常有。一般标注 7-30 天有效期，过期后价格可能变动
- 一个订单可以开多份 PI 吗？ 可以，不同版本用不同 PI 编号区分